La Universidad de Puerto Rico promueve una cultura de evaluación y de avalúo de su organización, de sus operaciones y actividades académicas, administrativas y gerenciales que potencia los mejores desempeños institucionales; dinámicas informadas y deliberadas de renovación y prácticas de auditabilidad con respecto de la comunidad interna y externa, y permite calibrar el cumplimiento de los propósitos de la Institución tal y como lo consignan los rectores en sus documentos y la Agenda para la Planificación y el Desarrollo.
Diez para la Década
Entrada a su segundo siglo, la Universidad precisa fortalecer su capacidad para formar profesionales y conocimientos competitivos que el desarrollo del país necesita. Requiere igualmente atemperar su oferta educativa y de servicios a las transformaciones en los campos del saber y los escenarios contemporáneos de vida. La Universidad es siempre lugar natural para el cambio y el ejercicio de la imaginación. Pero si bien la renovación y la experimentación son parte constitutiva de la Universidad, la actualización de su oferta educativa y de servicios debe encauzarse tras un proceso riguroso y a la vez flexible de evaluación y planificación institucional. De eso trata Diez para la Década, una agenda de planificación para la Universidad del siglo XXI. En mayo de 2006 la Junta Universitaria recomendó, unánimemente, la adopción de Diez para la Década como guía de desarrollo de la Universidad de Puerto Rico. Ese mismo mes, Diez para la Década fue certificada por la Junta de Síndicos.
Operacionalización de Diez para la Década
La operacionalización de Diez para la Década en sí representa un movimiento importante hacia la promoción de una cutlura de evaluación y de avalúo en la Universidad de Puerto Rico. La Certificación 123 2005-06 de la Junta de Síndicos dispone que “los rectores y las unidades institucionales guiarán sus respectivos planes de desarrollo en armonía con Diez para la Década, con su estructura y plazos, con el propósito de alcanzar sus metas en el contexto de la naturaleza y particularidades de la unidad.” Además, dispone que “los rectores y las unidades institucionales velarán porque los planes de desarrollo de sus unidades compartan los parámetros, instrumentos y protocolos generales de evaluación y avalúo que se definan con relación con Diez para la Década de forma tal que se logre una calibración racional de la implantación de dicha agenda.”
La operacionalización de Diez para la Década comenzó oficialmente durante el año académico 2006-7. Durante ese período, se constituyeron Comités Ejecutivos de Diez para la Década en la Administración Central y en cada una de las unidades, se desarrolló un plan de comunicaciones (se distribuyeron versiones ilustradas de la agenda a estudiantes, docentes, empleados, egresados y la comunidad en general) y se establecieron proyectos demostrativos (por ejemplo, Jornada de Admisiones 2007) que sirvieran de estímulo y modelaje a la comunidad universitaria.
Como parte del esfuerzo de operacionalización se consideró que la mayoría de las unidades tienen sus propios planes estratégicos y de desarrollo, aprobados por Juntas Administrativas, Senados Académicos, Facultades, y Departamentos y que la expectativa es que las unidades “guiarán sus respectivos planes de desarrollo en armonía con Diez para la Década”. Como resultado, se determinó hacer énfasis en el alineamiento de los planes estratégicos de las unidades con Diez para la Década. El análisis de brechas realizado por las unidades indica que, a pesar de que algunos planes estratégicos fueron desarrollados antes que Diez para la Década, existe una alta correlación con las metas y objetivos de la Agenda de Planificación y Desarrollo del sistema. El análisis refleja que, en promedio, cada uno de los 102 objetivos es atendido por el 90% de las unidades.
Además, se determinó desarrollar un portafolio de proyectos emblemáticos que permite comunicar, actividades específicas, de gran alcance, que está realizando la Universidad para representar Diez para la Década. El portafolio provee modelos operativos y oportunidad para evaluar y ajustar la programación de las unidades.
La operacionalización de Diez para la Década comenzó oficialmente durante el año académico 2006-7. Durante ese período, se constituyeron Comités Ejecutivos de Diez para la Década en la Administración Central y en cada una de las unidades, se desarrolló un plan de comunicaciones (se distribuyeron versiones ilustradas de la agenda a estudiantes, docentes, empleados, egresados y la comunidad en general) y se establecieron proyectos demostrativos (por ejemplo, Jornada de Admisiones 2007) que sirvieran de estímulo y modelaje a la comunidad universitaria.
Como parte del esfuerzo de operacionalización se consideró que la mayoría de las unidades tienen sus propios planes estratégicos y de desarrollo, aprobados por Juntas Administrativas, Senados Académicos, Facultades, y Departamentos y que la expectativa es que las unidades “guiarán sus respectivos planes de desarrollo en armonía con Diez para la Década”. Como resultado, se determinó hacer énfasis en el alineamiento de los planes estratégicos de las unidades con Diez para la Década. El análisis de brechas realizado por las unidades indica que, a pesar de que algunos planes estratégicos fueron desarrollados antes que Diez para la Década, existe una alta correlación con las metas y objetivos de la Agenda de Planificación y Desarrollo del sistema. El análisis refleja que, en promedio, cada uno de los 102 objetivos es atendido por el 90% de las unidades.
Además, se determinó desarrollar un portafolio de proyectos emblemáticos que permite comunicar, actividades específicas, de gran alcance, que está realizando la Universidad para representar Diez para la Década. El portafolio provee modelos operativos y oportunidad para evaluar y ajustar la programación de las unidades.
Planificación y Presupuestación
La Oficina de Presupuesto del Sistema UPR desarrolló unas guías presupuestarias para el año académico 2008-9. Estas guías pretenden que las unidades establezcan sus áreas prioritarias, en función de sus planes estratégicos y de Diez para la Década, e informen las actividades específicas y los recursos asignados para su cumplimiento.
Diez para la Década enmarca los objetivos y las actividades que constituirán las prioridades en una política de uso efectivo de sus recursos. El presupuesto en general se divide en tres renglones, estos son: (1) el operacional, (2) el de cumplimiento, (3) y el dedicado al desarrollo y fortalecimiento. El presupuesto consolidado de la Institución tiene la capacidad de proveer los recursos para atender los mismos y nos dirigimos al proceso de identificar con mayor precisión los insumos que serán dedicados a su desarrollo y fortalecimiento, mediante la implantación de Diez para la Década. El siguiente esquema se utilizó para la preparación del presupuesto 2008-9:
1. Pareo de las metas y objetivos de los planes de las unidades con Diez para la Década.
2. Identificación de las prioridades anuales (meta – objetivo) que atenderá la unidad.
3. Formulación de las actividades que se realizarán anualmente y las que ya realiza la unidad para la implantación de las prioridades.
4. Adjudicación anual de los recursos económicos existentes a cada actividad como parte del proceso presupuestario y la elaboración del presupuesto consolidado de la unidad.
Diez para la Década enmarca los objetivos y las actividades que constituirán las prioridades en una política de uso efectivo de sus recursos. El presupuesto en general se divide en tres renglones, estos son: (1) el operacional, (2) el de cumplimiento, (3) y el dedicado al desarrollo y fortalecimiento. El presupuesto consolidado de la Institución tiene la capacidad de proveer los recursos para atender los mismos y nos dirigimos al proceso de identificar con mayor precisión los insumos que serán dedicados a su desarrollo y fortalecimiento, mediante la implantación de Diez para la Década. El siguiente esquema se utilizó para la preparación del presupuesto 2008-9:
1. Pareo de las metas y objetivos de los planes de las unidades con Diez para la Década.
2. Identificación de las prioridades anuales (meta – objetivo) que atenderá la unidad.
3. Formulación de las actividades que se realizarán anualmente y las que ya realiza la unidad para la implantación de las prioridades.
4. Adjudicación anual de los recursos económicos existentes a cada actividad como parte del proceso presupuestario y la elaboración del presupuesto consolidado de la unidad.
Portafolio de Proyectos Emblemáticos
Las unidades desarrollaron más de 50 proyectos emblemáticos. Por otro lado, los directivos de la Administración Central y los Rectores definieron una serie de proyectos emblemáticos sistémicos. Los parámetros de selección incluyeron: la viabilidad del proyecto (desde el punto de vista de la capacidad de la unidad para controlar todos los aspectos asociados al éxito del mismo); la pertinencia del mismo en vista del contexto estratégico que lo enmarca y la manera en que proyecta a la unidad; la presupuestación del proyecto; y, la relevancia asociada a las metas y objetivos de Diez para la Década. También se consideró que los proyectos, en conjunto, apoyaran la visión de la Universidad que se espera tener al finalizar la década contemplada en la agenda de planificación y desarrollo:
La evaluación reflejó que, en términos generales, las unidades desarrollaron tres tipos de proyectos: aquellos alineados directamente con proyectos emblemáticos sistémicos; proyectos que buscan el mejoramiento continuo a través del fortalecimiento de procesos regulares y, el tercer tipo, proyectos distintivos de la unidad. Es este último tipo de proyecto el que proveyó la mejor proyección de las unidades y contribuyó, por su perfil diferente, a un portafolio de mayor alcance y diversidad. A partir de borradores de sobre 50 proyectos emblemáticos de las unidades y las definiciones de 7 proyectos emblemáticos sistémicos, durante el verano y el primer semestre del año académico 2007-8, se definió el “portafolio de proyectos emblemáticos”. La selección final de proyectos demuestra una amplia cobertura de todas las metas de Diez para la Década y de un número significativo de sus objetivos. Cabe señalar que el portafolio es complementado por los planes operacionales desarrollados desde las bases universitarias a través del proceso presupuestario para el año fiscal 2008-9, el cual requiere que se alineen las partidas presupuestarias a actividades prioritarias que apoyan metas y objetivos particulares.
La evaluación reflejó que, en términos generales, las unidades desarrollaron tres tipos de proyectos: aquellos alineados directamente con proyectos emblemáticos sistémicos; proyectos que buscan el mejoramiento continuo a través del fortalecimiento de procesos regulares y, el tercer tipo, proyectos distintivos de la unidad. Es este último tipo de proyecto el que proveyó la mejor proyección de las unidades y contribuyó, por su perfil diferente, a un portafolio de mayor alcance y diversidad. A partir de borradores de sobre 50 proyectos emblemáticos de las unidades y las definiciones de 7 proyectos emblemáticos sistémicos, durante el verano y el primer semestre del año académico 2007-8, se definió el “portafolio de proyectos emblemáticos”. La selección final de proyectos demuestra una amplia cobertura de todas las metas de Diez para la Década y de un número significativo de sus objetivos. Cabe señalar que el portafolio es complementado por los planes operacionales desarrollados desde las bases universitarias a través del proceso presupuestario para el año fiscal 2008-9, el cual requiere que se alineen las partidas presupuestarias a actividades prioritarias que apoyan metas y objetivos particulares.
Líneas Operacionales
Durante el Año Académico 2007-8 se desarrolló el esquema operacional asociado a la Agenda de Planificación. Como parte de este esfuerzo se definieron siete (7) líneas operacionales:
1. Oferta académica. Incluye toda actividad o acción dirigida a mejorar y actualizar la oferta académica de la universidad. Se entiende por oferta académica tanto programas, como cursos y experiencias enriquecedoras para estudiantes y docentes.
2. Comunicaciones. Incluye actividades de información o acciones conducentes a comunicar las actividades y los eventos auspiciados por la Universidad, así como aquellas tendientes a fortalecer la imagen de la misma.
3. Vinculación. Incluye toda actividad o acción dirigida a establecer relaciones con la comunidad, con ex alumnos, agencias externas, el gobierno u otras entidades no gubernamentales.
4. Investigación y Labor Creativa. Incluye toda actividad o acción dirigida a actualizar y hacer más competitivas las áreas de investigación de la universidad, tales como acciones que apoyan la actualización de laboratorios, la consecución de fondos externos y, en general, todo objetivo que impacte el área de investigación.
5. Informática. Incluye toda actividad o acción dirigida a establecer la infraestructura informática y los servicios automatizados adecuados para una institución moderna.
6. Clima institucional. Incluye toda actividad o acción dirigida a tener el clima institucional de una universidad moderna, global, y con relaciones armónicas, tales como el mejoramiento de espacios conducentes al estudio e investigación, el apoyo a programas deportivos, a las asociaciones estudiantiles, a los eventos culturales y artísticos.
7. Mejoramiento continuo y presupuestación. Incluye actividades o acciones encaminadas al control de las operaciones y el mejoramiento continuo y todas aquellas acciones ejecutadas con el fin de cumplir con los requerimientos del gobierno, las agencias acreditadoras, OSHA y otras entidades reguladoras.
1. Oferta académica. Incluye toda actividad o acción dirigida a mejorar y actualizar la oferta académica de la universidad. Se entiende por oferta académica tanto programas, como cursos y experiencias enriquecedoras para estudiantes y docentes.
2. Comunicaciones. Incluye actividades de información o acciones conducentes a comunicar las actividades y los eventos auspiciados por la Universidad, así como aquellas tendientes a fortalecer la imagen de la misma.
3. Vinculación. Incluye toda actividad o acción dirigida a establecer relaciones con la comunidad, con ex alumnos, agencias externas, el gobierno u otras entidades no gubernamentales.
4. Investigación y Labor Creativa. Incluye toda actividad o acción dirigida a actualizar y hacer más competitivas las áreas de investigación de la universidad, tales como acciones que apoyan la actualización de laboratorios, la consecución de fondos externos y, en general, todo objetivo que impacte el área de investigación.
5. Informática. Incluye toda actividad o acción dirigida a establecer la infraestructura informática y los servicios automatizados adecuados para una institución moderna.
6. Clima institucional. Incluye toda actividad o acción dirigida a tener el clima institucional de una universidad moderna, global, y con relaciones armónicas, tales como el mejoramiento de espacios conducentes al estudio e investigación, el apoyo a programas deportivos, a las asociaciones estudiantiles, a los eventos culturales y artísticos.
7. Mejoramiento continuo y presupuestación. Incluye actividades o acciones encaminadas al control de las operaciones y el mejoramiento continuo y todas aquellas acciones ejecutadas con el fin de cumplir con los requerimientos del gobierno, las agencias acreditadoras, OSHA y otras entidades reguladoras.
Reformulación de Informes JU, JS, Contralor
Durante el año académico 2008-9 se reformularon los informes de los Rectores, Rectoras y Presidente ante la Junta Universitaria y la Junta de Síndicos y el informe institucional ante la Oficina del Contralor de Puerto Rico para que los mismos estuvieran alineados con las líneas operacionales y proyectos emblemáticos que surgieron de la operacionalización de Diez para la Década. La reformulación, a su vez, permitirá mantener informada a la comunidad universitaria, a través de sus representantes estudiantiles, claustrales y administrativos ante los foros institucionales. Se desarrolló un informe de progreso por cada línea operacional y por cada proyecto emblemático sistémico. También se desarrolló un informe sobre el cúmulo de actividades estratégicas y su impacto en la meta 10 de Diez para la Década: Imagen institucional fortalecida y otro sobre los adelantos en cada uno de los once (11) proyectos distintivos de las unidades.
Indicadores de Éxito
Para el año académico 2008-09 el proceso de Operacionalización de Diez para la Década se encontraba en la fase de definición de indicadores y métricas de desempeño. Luego de un proceso participativo de diseño y conceptualización en el que se involucró a diversos sectores de las once unidades de la Universidad de Puerto Rico, la Universidad adoptó treinta (30) indicadores que representan las aspiraciones puntuales y comprobables de la Universidad según su agenda de planificación estratégica, Diez para la Década. Dichos indicadores son los “mínimos vitales” que representan los resultados que la Universidad de Puerto Rico quiere obtener para cada línea operacional. Como parte del proceso descrito, se desarrollaron instrumentos de acopio de datos cualitativos. Estos instrumentos serán comunes para todas las unidades y permitirán recopilar datos básicos para la medición de los indicadores. Finalmente, los indicadores mencionados fueron presentados a la Junta de Rectores. Este cuerpo propuso recomendaciones para los indicadores y para los instrumentos de acopio cualitativos. Todo ello fue presentado a los representantes de las unidades para cada línea operacional y a los representantes de las Oficinas de Investigación Institucional y Planificación. Estos últimos, dada su experiencia en el acopio de datos y en la búsqueda de mejores estrategias de planificación cónsonas, hicieron recomendaciones con relación a los indicadores y a los instrumentos de acopio particulares. En cada ocasión se reunieron las recomendaciones y se atendieron en armonía con las diversas etapas del proceso descrito.