La Universidad de Puerto Rico establece y mantiene una universidad actualizada tecnológicamente, de manera que se optimizan sus funciones de docencia-aprendizaje, investigación, servicio, creación y administración, al promoverse las colaboraciones y enlaces productivos, la agilidad administrativa, el acceso a las fuentes de información académica e institucional y la comunicación al exterior, al interior y entre las unidades sistémicas.
Punto de Partida
En el 2001, la tecnología no actualizada limitaba la habilidad de la Universidad de mejorar sus servicios y su capacidad de manejo de información. Por otro lado, sistemas individuales de finanzas, recursos humanos y servicios estudiantiles resultan en una excesiva y obstaculizante fragmentación de datos que impedía el acceso diario de información a nivel institucional, limitaba la racionalización de la toma de decisiones y la sinergia programática y entre recintos.
Actualización de Tecnología de Sistemas de Información
La Universidad de Puerto Rico comenzó el proyecto de implantación de un sistema de información que unirá a toda la Universidad bajo las mismas aplicaciones de áreas tales como: finanzas, recursos humanos, recaudación y administración de fondos externos, entre otros. Este sistema incluye, además, el componente estudiantil que agrupa todas las funciones requeridas para apoyar los procesos estudiantiles en una universidad, como admisiones, matrícula, asistencia económica y finanzas estudiantiles. En un solo sistema, la Universidad de Puerto Rico integrará todas sus funciones para atender a su población estudiantil en una forma más ágil y efectiva.
1. En los servicios al estudiante. La primera fase del proyecto consistió en la configuración de todos los módulos, la integración de valores en una sóla base de datos y la implantación de los módulos de Admisiones de Escuela Superior y la integración del catálogo de todas las unidades. Al finalizar la implantación en el sistema, los estudiantes de la UPR podrán ver mediante la Internet sus cursos, expedientes académicos y sus estados de cuentas, incluidas ayudas económicas, además de poder hacer por el mismo medio matrícula, prematrícula y pago de deudas. Aquellos estudiantes que estén matriculados en varios recintos podrán ver sus datos de forma integrada.
2. En la administración del sistema financiero. El sistema financiero se ha integrado más efectivamente y dotado de funcionalidades robustas para el procesamiento de transacciones, con completa visibilidad de los datos financieros y con fácil accesibilidad a ellos por todos quienes laboren a diario con uno u otro aspecto de las finanzas institucionales. Además, estará dotado de todos los mecanismos para su control y seguridad. Una vez implantado en su totalidad, la Universidad contará con el instrumento idóneo para la planificación y la administración de sus finanzas, sus adquisiciones, sus activos y su presupuesto, desde la base de la Universidad hasta sus oficinas centrales.
3. En la administración de sus recursos humanos. La actualización del sistema de información permitirá mecanizar totalmente el sistema de administración de nuestros recursos humanos, desde los récords de nuestros empleados, los pagos de nóminas y la administración de beneficios. Todo ello se traducirá en mejores servicios a los empleados.
4. En el apoyo a la investigación. Las necesidades especializadas que tienen los programas y fondos de investigación, que son esenciales para nuestra institución, también serán atendidas. Un módulo del nuevo sistema facilitará a los investigadores la administración efectiva de sus proyectos, de los fondos que le son concedidos y de la administración de éstos.
1. En los servicios al estudiante. La primera fase del proyecto consistió en la configuración de todos los módulos, la integración de valores en una sóla base de datos y la implantación de los módulos de Admisiones de Escuela Superior y la integración del catálogo de todas las unidades. Al finalizar la implantación en el sistema, los estudiantes de la UPR podrán ver mediante la Internet sus cursos, expedientes académicos y sus estados de cuentas, incluidas ayudas económicas, además de poder hacer por el mismo medio matrícula, prematrícula y pago de deudas. Aquellos estudiantes que estén matriculados en varios recintos podrán ver sus datos de forma integrada.
2. En la administración del sistema financiero. El sistema financiero se ha integrado más efectivamente y dotado de funcionalidades robustas para el procesamiento de transacciones, con completa visibilidad de los datos financieros y con fácil accesibilidad a ellos por todos quienes laboren a diario con uno u otro aspecto de las finanzas institucionales. Además, estará dotado de todos los mecanismos para su control y seguridad. Una vez implantado en su totalidad, la Universidad contará con el instrumento idóneo para la planificación y la administración de sus finanzas, sus adquisiciones, sus activos y su presupuesto, desde la base de la Universidad hasta sus oficinas centrales.
3. En la administración de sus recursos humanos. La actualización del sistema de información permitirá mecanizar totalmente el sistema de administración de nuestros recursos humanos, desde los récords de nuestros empleados, los pagos de nóminas y la administración de beneficios. Todo ello se traducirá en mejores servicios a los empleados.
4. En el apoyo a la investigación. Las necesidades especializadas que tienen los programas y fondos de investigación, que son esenciales para nuestra institución, también serán atendidas. Un módulo del nuevo sistema facilitará a los investigadores la administración efectiva de sus proyectos, de los fondos que le son concedidos y de la administración de éstos.
Beneficios
Los beneficios anticipados de la implantación son: una mejora en el servicio a estudiantes, facultad, investigadores y personal; mejora en la toma de decisiones; mejora en las operaciones administrativas, con la consecuente mejora en la percepción externa de la Universidad. Con la implantación de este sistema la Universidad uniformará y simplificará todos sus procesos, y unificará también todos sus sistemas satélites en una sola plataforma y base de datos moderna y eficiente.
De manera concomitante, la Universidad trabaja en la integración de los servicios de telefonía y de Internet que permite mantener y expandir la red informática de banda ancha para la investigación y la enseñanza (Internet2) en todos sus recintos y unidades. Esta infraestructura, esencial para promover la educación a distancia y la investigación competitiva, es sostenida con fondos institucionales desde 2003.
De manera concomitante, la Universidad trabaja en la integración de los servicios de telefonía y de Internet que permite mantener y expandir la red informática de banda ancha para la investigación y la enseñanza (Internet2) en todos sus recintos y unidades. Esta infraestructura, esencial para promover la educación a distancia y la investigación competitiva, es sostenida con fondos institucionales desde 2003.