Auditoría Estados Financieros
Descripción: A la Universidad de Puerto Rico, como corporación publica, se le requiere la preparación de estados financieros al cierre del año fiscal. Los estados financieros son tramitados a diversas agencias, entre ellas, al Departamento de Hacienda, Banco Gubernamental de Fomento, Oficina del Contralor y a las agencias acreditadoras Standard & Poor y Moody's. Estado de Situación: La UPR ha contratado a la firma de auditores Ernst & Young para la auditoría de los estados financieros. Los auditores externos están próximos a comenzar los procesos de auditoría. Ya se procesaron las correspondientes confirmaciones de balances bancarios y cuentas por cobrar. El contrato relacionado al cómputo de la Reserva Legal y GASB 45 ya está firmado. Responsable: Director de Finanzas AC, Directora de Oficina de Contabilidad de AC y Directores de Finanzas unidades.
Auditoría – Circular A-133 (Single Audit)
Descripción: La Universidad de Puerto Rico como receptora de fondos federales en exceso de $500,000 se le requiere el cumplimiento con la OMB A-133. Estado de Situación: La firma de auditores externos, Ernst & Young ya está contratada para realizar dicha auditoría. El Schedule of Federal Award, informe utilizado por los auditores para la selección de los programas a ser auditados de acuerdo a la Circular A-133 fue entregado. Los auditores están en el proceso de selección de muestras a ser distribuidas a las unidades. Referencias: 1) Circular OMB A-133. Responsable: Director de Finanzas, Vicepresidencia de Asuntos Estudiantiles.
Auditoría – Circular A-133 (Single Audit) - Time and Effort Reports
Descripción: La Circular OMB A-87 Cost Principles requiere que se informe el tiempo y esfuerzo dedicado a cada programa federal Estado de Situación: Los pasados informes de auditoria de Single Audit han reflejado señalamientos en el área de los informes de Tiempo y Esfuerzo (Time & Effort) de las unidades institucionales. Durante la auditoria del año fiscal finalizado el 30 de junio de 2008 la Universidad en reconocimiento de los hallazgos encontrados se comprometió a realizar varias gestiones entre ellas a crear un grupo de trabajo adscrito a la Vicepresidencia de Tecnología e Información para el seguimiento a las unidades institucionales y presentar para aprobación a la Junta de Síndicos política actualizada sobre el requisito de Time & Effort. Referencias: 1) Circular OMB A-21 Cost Principles. Responsable: Director de Finanzas y Vicepresidencia de Tecnología e Información.
Informes de Auditorías Internas
Descripción: La Oficina de Auditoría Interna ha emitido una serie de informes de auditorías los cuales contienen recomendaciones dirigidas a la Oficina de Finanzas de la Administración Central. Estado de Situación: Varias de las recomendaciones están dirigidas, entre otras cosas, en reiterar las instrucciones para el fiel cumplimiento con disposiciones incluidas en la normativa universitaria; borrador de comunicación sobre este particular está en proceso. Responsable: Director de Finanzas.
Actualización Tecnológica de Sistemas de Información
Descripción: Con la implementación de los módulos financieros del programa Oracle como parte del Proyecto PATSI se mantienen bajo la Administración Central ciertas funciones tales como: la creación de cuentas, la asignación de las responsabilidades (accesos) al sistema y el proceso de interface del Sistema Estudiantil (SIS) y Recursos Humanos (HRS) al Sistema UFIS. Estado de Situación: Se emitió la Circular de Finanzas 09-01 el 9 de octubre de 2008. Dicha Circular contiene las instrucciones relacionadas con la creación de las cuentas en el Sistema UFIS. Borrador para las instrucciones para la asignación de las responsabilidades esta en el proceso de revisión. En relación al proceso de interface se ha comenzado con el plan de adiestramiento a las unidades institucionales para que estas asuman la responsabilidad de realizar dicho proceso. Referencias: Circular Núm. 09-01 Responsable: Director de Finanzas.
Fondo Dotal - Política de Inversiones
Descripción: La Junta de Síndicos emitió la Certificación Núm. 8, 2009-2010, donde aprobó la Política de Inversiones para el Fondo Dotal de la Universidad de Puerto Rico. Posteriormente, dicha Política fue presentada en el Comité de Asuntos Financieros de la Junta de Síndicos en su reunión del 2 de septiembre de 2009. Estado de Situación: Se están incorporando las recomendaciones recibidas durante la reunión del Comité de Asuntos Financieros. Esta versión revisada estará lista para el 18 de septiembre de 2009, fecha de la reunión ordinaria de la Junta de Síndicos. De ser aprobada la versión revisada de la Política se comenzará con la búsqueda de manejadores de fondos para aquellos estilos de inversión autorizados por primera vez en la Política. Referencias: Certificación Núm. 8 de la Junta de Síndicos 2009-2010 Responsable: Director de Finanzas.
Fondo Dotal - Sistema de Contabilidad
Descripción: La UPR adquirió el programado Total Endowment, el cual facilita la contabilización de los ingresos y gastos de las cuentas individuales del Fondo Dotal. El programado permite además la contabilización de estos fondos de forma unitaria (unitization), permitiendo así la inversión de todas las cuentas como una sola cuenta tipo fondo mutuo. Estado de Situación: Una vez aprobada la Política de Inversiones del Fondo Dotal se debe coordinar con el Banco Custodio y los Manejadores para la combinación de las cuentas individuales, transferir los fondos de las subcuentas al Banco Custodio y realizar los ajustes necesarios en el Sistema de Total Endowment para reconocer la cuenta global y cerrar las cuentas individuales. Responsable: Director de Finanzas, María E. Santiago y Yaneza Santiago.
Fondo Dotal - Política de Uso
Descripción: El 27 de agosto de 2009 se publicó la Política de Uso de los Réditos del Fondo Dotal de la Universidad de Puerto Rico. El propósito de esta Política es establecer un procedimiento, criterios uniformes y un calendario anual para garantizar a nivel del sistema y de cada una de las unidades administrativas, la consecución de los objetivos de cada fondo o sub-cuenta del Fondo Dotal. Estado de Situación: El pasado 3 de septiembre de 2009 fue la primera reunión del comité, creado por esta Política. Según establecido en la Política y acordado en la reunión del comité la Oficina de Finanzas deberá informar la cantidad disponibles por fondo. Este informe está en progreso. Referencias: Política de Uso de los Réditos del Fondo Dotal de la Universidad de Puerto Rico Responsable: Director de Finanzas, María E. Santiago y Yaneza Santiago.
Fondos American Recovery and Reinvestment Act (ARRA)
Descripción: La UPR recibió una asignación de fondos por la cantidad de $105 millones para el año fiscal 2009-2010 provenientes del programa American Recovery and Reinvesment Act (ARRA) State Stabilization Fund. Estos fondos serán recibidos a través de la Oficina del Gobernador y serán utilizados para cubrir los costos de nómina. La UPR deberá solicitar los fondos a la Oficina del Gobernador quincenalmente. La UPR tiene que cumplir con una serie de requisitos entre ellos creación de cuentas separadas e informes mensuales y trimestrales como un “subgrantee” de los fondos ARRA. Estado de Situación: Se abrió la cuenta bancaria separada, se creó el fondo 135 en el Sistema Financiero UFIS para contabilizar los fondos ARRA a nivel de todas las unidades. Se desarrollaron las hojas para realizar los ajustes contables requeridos. Se ha coordinado con las unidades institucionales la recopilación de la información para completar los informes mensuales y trimestrales requeridos. Se realizaron las peticiones de los fondos para las quincenas de julio y la primera de agosto 2009. Los fondos de julio fueron recibidos. Referencias:1) Contrato Delegación de Fondos entre UPR y Oficina del Gobernador 2) OMB Reporting Guidance June 22, 2009 3) AFI Reporting Presentation Final Version Responsable: Director de Finanzas, Directora Asociado Oficina de Finanzas, Director de Presupuesto.
Informe Banco Gubernamental de Fomento
Descripción: En julio de 2009 la UPR firmó el contrato de préstamo con el Banco Gubernamental de Fomento como parte del proceso de extensión de la Línea de Crédito de $60 millones. Entre otras cosas, dicho contrato establece como requisitos la radicación de un informe quince días luego de la firma del contrato e informes antes de procesar cualquier petición de fondos. Estado de Situación: El primer informe fue tramitado. Se realizó una petición de reembolsos la cual está detenida en GDB hasta no recibir los informes requeridos según el Contrato de Préstamo, estos informes ya están en proceso. Responsable: Director de Finanzas, Director de Presupuesto y Directora Oficina de Desarrollo e Infraestructura.
Propuesta de Costo Indirectos
Descripción: La propuesta actual de costos indirectos (F&A Cost Rate Agreement) vence el 30 de junio de 2010. Estado de Situación: LA UPR utilizó los servicios de la compañía Maximus, Inc. para la preparación de la pasada propuesta de costos indirectos. La propuesta para servicios para el próxima año no ha sido solicitado a Maximus, Inc. Responsable: Director de Finanzas.
Plaza Universitaria
Descripción: En el 2000 se realizó una emisión de bonos para el financiamiento de la construcción del Proyecto conocido como Plaza Universitaria. El proyecto consiste en tres edificios para dormitorios, un edificio para estacionamiento y un edificio para espacios institucionales y espacios comerciales disponibles para alquiler. Plaza Universitaria sería administrada por Desarrollos Universitarios, Inc., compañía subsidiaria creada por la Universidad. Las obligaciones y responsabilidades relacionadas a Plaza Universitaria están contenidas en varios documentos contractuales suscritos ente DUI, Inc. y la UPR. Estado de Situación: La UPR estableció una demanda en contra de DUI en los Tribunales relacionada con la composición de la Junta de Directores de DUI. Actualmente el Banco Gubernamental de Fomento está coordinando reuniones con el objetivo de lograr que la UPR y DUI lleguen a unos acuerdos para resolver varias situaciones relacionadas a la operación de Plaza Universitaria, específicamente, en relación al cobro de dinero y el alquiler de los espacios comerciales. Responsable: Director de Finanzas, Director Oficina de Asuntos Legales y Director Oficina de Presupuesto.
Plaza Universitaria - Notice of Noncompliance
Descripción: El 17 de junio de 2009 la Universidad de Puerto Rico recibió comunicación por parte del Trustee de los bonos emitidos para la construcción de Plaza Universitaria, The Bank of New York Mellon. Como resultado de comunicación recibida por parte del asesor legal de DUI, Inc. donde se informaba del alegado incumplimiento por parte de la Universidad de varias disposiciones incluidas en el Lease Agreement y en el Management and Operational Agreement. La comunicación del Trustee establecía un periodo de 60 días para corregir la situación informada. Estado de Situación: El 17 de agosto de 2009 la Universidad de Puerto Rico le envió su contestación a la situación planteada al Trustee; al momento no se ha recibido respuesta a dicha comunicación por parte del Trustee. Además de la comunicación enviada, el GDB ha recomendado la suscripción conjunta por parte de la Universidad y de DUI, Inc. de una comunicación a ser enviada al Trustee; dicha comunicación está en proceso de ser enviada. Responsable: Director de Finanzas y Director Oficina de Asuntos Legales.
Cuentas por Cobrar - Fórmula Ley Núm. 2
Descripción: La fórmula dispuesta por la Ley Núm. 2 de 1996, según enmendada, destina fondos a la Universidad para su funcionamiento mediante un mecanismo que establece un porcentaje igual al 9.6 por ciento a aplicarse al promedio del monto total de las rentas anuales obtenidas de acuerdo a las disposiciones de las leyes del Estado Libre Asociado que sean ingresados al Fondo General del Tesoro Estatal en los dos (2) años económicos inmediatamente anteriores al año económico corriente y de lo ingresado a cualesquiera fondos especiales creados mediante legislación a partir del 1 de julio de 1993, que se nutran de recursos generados por imposiciones contributivas. Estado de Situación: Durante el 2008-2009 la Oficina de Gerencia y Presupuesto y la UPR firmaron un Acuerdo Interagencial donde, entre otra cosas, se establecía un plan de pago a tres años del balance de $36 millones adeudado a la UPR como resultado de diferencias en el cómputo de ingresos de la fórmula de financiación de la Universidad. Los pagos comenzarían en el 2009-2010 hasta el 2011-2012 por a razón de $12 millones por año fiscal. En la resolución de presupuesto para el año fiscal 2009-2010 se incluyó una cantidad menor a la requerida. Responsable: Director de Finanzas.
Cuentas por Cobrar – Becas Legislativas
Descripción: En el 2007-2008 la Asamblea Legislativa aprobó la Resolución Conjunta 2438 donde se autorizaba a la Universidad de Puerto Rico a utililizar una línea de crédito hasta quince millones para la distribución de becas y ayudas educativas a estudiantes que cualifiquen, a tenor con la Ley Núm. 170 de 11 de agosto de 2002. Dicha Resolución establecía además, que las obligaciones contraídas serían honradas mediante asignaciones anuales, provenientes del Fondo General, conforme la cantidad que fije el Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico y la Oficina de Gerencia y Presupuesto, tomando en consideración cada año, el balance del principal de la obligación y los intereses adeudados. Estado de Situación: El 26 de noviembre de 2008 se envió comunicación al Banco Gubernamental de Fomento solicitando iniciar el proceso de financiamiento en cumplimiento con la Resolución; al momento no se han recibido respuestas a dichas comunicaciones. Referencias: 1) Resolución Conjunta 2438 del 2008 Responsable: Director de Finanzas.
Cuentas por Cobrar – Otras
Descripción: La Universidad de Puerto Rico tiene diversas cuentas por cobrar tanto a agencias estatales como a agencias federales. El cobro de dichas cuentas es necesario para resarcir los balances disponibles en la caja operacional de la Universidad. Estado de Situación: Al 30 de junio de 2009 el balance por cobrar, sin auditar, al Departamento de Educación era $11.9 millones, el Departamento de Salud adeudaba $8.4 millones y la Administración de Servicios Médicos adeudaba $23.1 millones. Trimestralmente se le solicita a las unidades un desglose de dichas cuentas por cobrar. Este desglose es utilizado para realizar gestiones de cobro con las agencias estatales y para darle seguimiento en el Departamento de Hacienda a la emisión y entrega de cheques de pago a favor de la Universidad. Responsable: Director de Finanzas.
Subasta Plan Médico
Descripción: La UPR ofrece a sus empleados el beneficio de Plan Médico. Actualmente el plan es administrado por Triple SSS a través de la estructura de "cost plus". La estructura de "cost plus" requiere el pago de una tarifa por la administración del plan más los cargos por los servicios médicos recibidos por los participantes. Estado de Situación: La subasta 07-05 vence el próximo 30 de junio de 2010. Antes de dicha fecha se deberá haber completado el proceso de subasta del nuevo proveedor de servicio del Plan Medico. Referencias: Subasta 07-05. Responsable: Directora Oficina de Seguros, Director de Finanzas, Director de Presupuesto y Director de la Oficina de Recursos Humanos.
Subasta Plan Médico Estudiantes
Descripción: La UPR tiene una cuota por seguro médico a sus estudiantes. Esta cuota no es cobrada a los estudiantes si estos demuestran evidencia de tener un seguro medico activo. La subasta de Plan Medico para los estudiantes se efectuó el 30 de junio de 2008. La misma fue impugnada. Como parte de los procesos de impugnación la subasta fue cancelada. Actualmente y como alternativa para no dejar sin servicios a los estudiantes ya matriculados, los servicios están siendo provisto por Triple SSS. Estado de Situación: Luego de cancelada la subasta 08-07, se debe proceder con una subasta nueva, este proceso no ha comenzado. Referencias: Subasta 08-07 Responsable: Directora Oficina de Seguros, Director de Finanzas y Vicepresidencia de Asuntos Estudiantiles.
Auditoría Plan Médico
Descripción: En los requisitos de la subasta 07-05 del Plan Médico para los empleados se incluyeron requisitos relacionados al proceso de auditoría a los cargos y servicios facturados a la UPR por parte del Administrador, anteriormente La Cruz Azul de Puerto Rico, actualmente Triple SSS. Estado de Situación: Actualmente está en proceso de auditoría el año 2007-2008. Resultados preliminares señalan cerca de $300,000 en cargos incorrectamente facturados por el Administrador, La Cruz Azul de Puerto Rico, a la UPR. Procede coordinar una reunión con el Administrador para reconciliar cargos identificados; de proceder cualquier cantidad, la misma se reduce de la próxima factura. Referencias: 1) Subasta 07-05, 2) Contrato Plan Médico. Responsable: Directora Oficina de Seguros y Director de Finanzas.