Base de Datos
Descripción: Creación, actualización y mantenimiento de bases de datos con información sobre los exalumnos que permita mantener comunicación con éstos, revincularlos y mantenerlos informados sobre la Universidad, el Recinto y Facultad de donde se graduaron. Esta es una tarea continua. Estado de Situación: Para el 2002 existía una base de unos 12,000 registros. Se inició un esfuerzo para que cada Recinto organizara una base de datos de sus exalumnos que incluyera una información mínima que permitiera establecer contacto con éstos. Se recopilaron datos existentes en las Oficinas de Exalumnos y de los Registradores, se organizaron y se realizaron pareos de direcciones con otras entidades gubernamentales que mantienen bases de datos con direcciones postales. Se realizaron pareos con la Autoridad de Energía Eléctrica, con el Departamento de Transportación y Obras Públicas y con el Departamento de Hacienda. Según crece la base de datos, se continúan haciendo los pareos, se depuran los registros duplicados o incompletos y se ponen las direcciones postales en formato de correo. Para el año 2008-2009 la base de datos de exalumnos alcanza 206,168 registros actualizados y en formato de correo. La base cuenta con 22 campos de información que idealmente deberíamos tener, que van desde el nombre y dirección de la persona hasta su concentración y grado obtenido, así como su historial de donativos. Cada recinto es custodio de los datos de sus exalumnos. El próximo paso es parear los registros con el Departamento de Hacienda para identificar direcciones de correo electrónico. Se cursó una comunicación al nuevo Secretario de parte del Presidente UPR para llevar a cabo esa coordinación. Referencias: 1) Tabla progreso bases de datos por Recinto. Responsable: Sra. Lourdes Narváez, Oficina de Desarrollo y Exalumnos
Campaña Anual
Descripción: La campaña anual de recaudación de fondos privados se dirige a exalumnos, padres de alumnos y empleados de la Universidad y consiste, principalmente, en la solicitud de donativos para iniciativas identificadas por los recintos y las escuelas. La misma se complementa con recaudos de eventos especiales y otras actividades de recaudación que organizan de forma recurrente los recintos, facultades y unidades del sistema. Los recintos, facultades y unidades son los receptores y administradores del dinero recaudado. Algunas de las gestiones y de las actividades asociadas a este componente de recaudación, incluyen: (a) Seguimiento a calendario integrado de recaudación, (b)Diseño del material de campaña (c) Envíos frecuentes de correo a exalumnos (cartas del Presidente, de los Rectores y de los Decanos como punto de partida) (d) Seguimiento telefónico o “phonathon” , (e) Celebración de actividades y eventos especiales de recaudación de fondos (torneos golf, actividades culturales, subastas, cenas, etc). Estado de Situación: Desde el 2003 se iniciaron envios de correo solicitando donativos a los exalumnos. A partir de 2006 con el propósito de uniformar los envios se aprobó un calendario integrado. Anualmente la Oficina de Desarrollo y Exalumnos de Administración Central colabora con los recintos en el diseño, impresión y envío de correo de al menos una comunicación a los exalumnos, y desde 2007 se incluye a los padres de estudiantes y desde 2008 a los empleados de la UPR. Referencias: 1) Resultados 2006-7; 2) Resultados 2007-8; 3) Resultados 2008-9. Responsables: Sra. Lourdes Narváez, Oficina de Desarrollo y Exalumnos, y Coordinadores de Exalumnos de los Recintos.
Campaña Padres UPR
Descripción: La campaña de padres es parte de la Campaña Anual y se dirige a los padres de los estudiantes matriculados en la Universidad de Puerto Rico. Los donativos de la campaña de los padres se suman a los de los exalumnos y empleados de cada recinto y se utilizan para las iniciativas identificadas por los recintos al inicio de la campaña anual. Estado de Situación: El primer envío se realizó en marzo de 2007 sobre Fondo de Padres y se acompañó de seguimiento telefónico. El segundo envío en diciembre 2008 con información sobre los beneficios de donar al Fondo Dotal. La Escuela de Medicina del Recinto de Ciencias Médicas hace un esfuerzo particular dirigido a los padres de estudiantes de Medicina. Responsable: Sra. Lourdes Narváez, Desarrollo y Exalumnos.
Campaña Empleados UPR
Descripción: La campaña de empleados es parte de la Campaña Anual y se dirige a los empleados de cada recinto o unidad administrativa, a quienes se les solicita apoyo económico. Los donativos de la campaña de los empleados se suman a los de los exalumnos y padres de estudiantes de cada recinto y se utilizan para las iniciativas identificadas por los recintos al inicio de la campaña. Estado de Situación: Se realizó la primera campaña para agosto de 2008 cuando se hizo envío a todos los empleados. Actualmente los esfuerzos a nivel de los recintos se dirigen a fomentar el descuento automático de nómina de donativos de empleados, según autorizado por la Ley 82 de 2008. Los recintos que están más adelantados con la iniciativa de descuento de nómina son: Ponce, Río Piedras y Aguadilla. Durante 2009-2010 se estimulará la iniciativa en todos los recintos y unidades. Referencias: 1) Ley Núm. 82 de 2 de junio de 2008 Responsable: Sra. Sandra Torres, Oficina de Desarrollo y Exalumnos, y Coordinadores de Exalumnos de las unidades.
Revista La Universidad
Descripción: La revista La Universidad es un instrumento de comunicación para mantener vinculados a exalumnos con su alma mater. La revista es una publicación gratuita dirigida a la comunidad de exalumnos y amigos de la Universidad. La misma se envía por correo a todos los exalumnos cuyas direcciones postales están actualizadas. En la misma se reseñan artículos sobre el quehacer universitario de los once recintos y se destacan donativos recibidos. Estado de Situación: Se han publicado tres números de la Revista La Universidad. Hay un cuarto número que se trabajó para mayo 2009. Ante el aumento de la base de datos y las limitaciones de presupuesto se contempla reformular la revista en formato electrónico. Esto requiere la captación de las direcciones electrónicas de nuestros exalumnos. Referencias: 1) La Universidad Responsable: Director de Oficina de Desarrollo y Exalumnos.