Proyecto General

Descripción: La organización tecnológica y los servicios informáticos como facilitadores de  la misión universitaria, alineados de manera innovadora para fomentar la colaboración y la comunicación interna y externa; aprovechando las tendencias y tecnologías emergentes y propagando el valor de la Tecnología de la Información para la experiencia de aprendizaje de los estudiantes, y la labor docente, investigativa y administrativa.  El Proyecto de Actualización de Tecnologías y Sistemas de Información tiene como objetivo principal el renovar los sistemas administrativos de la universidad con tecnología de vanguardia y unificar los sistemas bajo una sola arquitectura de informática con el propósito de simplificar los procesos institucionales y brindar mejores servicios a la comunidad universitaria. El proyecto contempla la implantación de los siguientes sistemas: Oracle e-Business Suites y Oracle Student System (adquiridos en el 1998) para todas las unidades del sistema. Estado de situación: El proyecto se inició en diciembre de 2004. Los módulos de Oracle e-Business Suites implantados son los siguientes: Contabilidad General, Compras, Cuentas por Pagar. Los módulos de Recursos Humanos y Cash Management están en proceso de implantación. En el área de Oracle Student System, los módulos de Admisiones y Asistencia Económica se encuentran ya en producción. Además, se está actualizando la arquitectura sobre la cual fueron o están siendo implantados estos sistemas. Dado la complejidad del proyecto, y para fortalecer los recursos universitarios, varias compañías brindan apoyo técnico especializado durante las fases de implantación y post-producción. El plan operacional para el año académico 2009-2010 se enfoca en la implantación de un módulo financiero adicional, afianzar los módulos estudiantiles y financieros en producción, robustecer la infraestructura tecnológica, y fortalecer la transferencia de conocimiento y el apoderamiento de los procesos por parte de la Universidad. Referencias: 1) Resumen del Proyecto PATSI; 2) Plan Operacional 2009-2010; 3) Estructura Organizacional del Proyecto PATSI. Responsables: Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto, Sr. Rafael Pagán, Ayudante Especial en Tecnologías, Sra. Marialina R. Barceló, Ex Directora, Proyecto (septiembre 2007-junio, 2009), Gerencia y Administración del Proyecto. 

Sistema Financiero 

Descripción: El módulo de finanzas ofrece una herramienta que robustece la administración contable financiera, reduce los costos en tecnologías de información y aumenta la eficiencia operacional. El sistema financiero que ha adquirido la Universidad cumple con los requisitos para la generación de informes de impuestos y financieros a nivel consolidado (ej. IFRS) en un modelo contable, bancario, de pagos y de impuestos integrado. El sistema incluye los siguientes sub-módulos: Contabilidad General (GL); Compras (e-Procurement & Procurement), Cuentas a Pagar; Activo Fijo; Donativos y Contratos; Cuentas a Cobrar, Presupuestación Pública (Public Sector Budgeting), y Administración de Efectivo (Cash Management). La implantación de esta herramienta facilitará los procesos financieros incrementando la eficiencia de la operación financiera y permitiendo la toma de decisiones informada instantáneamente. Estado de situación: En agosto de 2009 se completó la implantación de los siguientes sub-módulos asociados al sistema financiero: compras, cuentas a pagar y contabilidad general (General Ledger). Éstos se implantaron en todas las unidades del sistema. Se creó una Carta de Cuentas (Chart of Accounts) sistémica, actualizada y optimizada a las necesidades de la Universidad. Se hicieron disponibles las requisiciones de compra en línea, vía Internet (e-Procurement), eliminándose el uso del papel. El grupo de finanzas creó equipos de adiestradores de la universidad para apoyar los trabajos de la implantación de los módulos financieros en las distintas unidades del sistema. El plan operacional para el 2009-2010 se enfocará en fortalecer los módulos en producción y la implantación del módulo de Cash Management. Responsables: Miguel Rivera, Director de Finanzas, (Líder Funcional); Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto. 

Sistema Estudiantil 

Descripción: El sistema estudiantil consiste de cuatro módulos: Admisiones, Asistencia Económica, Recaudaciones y Registro y Matricula. Cada uno de estos módulos se encuentra en distintas etapas de implantación o post-producción. El sistema estudiantil provee los siguientes beneficios: mensajería electrónica para un diálogo continuo y efectivo con los estudiantes, tecnología de base de datos para una mayor integración de la información entre los sub-módulos, una plataforma modular para el desarrollo rápido de nuevos servicios, una mayor visibilidad y control sobre variables institucionales, y las herramientas necesarias para brindar mejores servicios a los estudiantes y hacer mejores proyecciones institucionales. Estado de situación del Sistema Estudiantil: Dado los cambios de tecnología comunicados por Oracle, el proyecto contempla re-evaluar la implantación del componente estudiantil que apoya la realización de la visión de actualización tecnológica. Se recomienda una actualización de la arquitectura tecnológica con una subsiguiente migración hacia un nuevo sistema estudiantil. Responsables: Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto PATSI; Comités Ejecutivo y Operacional PATSI; Profesora Aixa Ramírez (Líder Post-Producción); Dra. Priscilla Negrón; Sra. Luz Maritza Rodriguez (Líder Funcional); Sra. Ivonne Calderón (Líder Funcional); Sr. Hernán Vazqueztell, (Líder Funcional).

Sistema Estudiantil - Módulo de Admisiones

Descripción: El sistema estudiantil consiste de cuatro módulos: Admisiones, Asistencia Económica, Recaudaciones y Registro y Matricula. Cada uno de estos módulos se encuentra en distintas etapas de implantación o post-producción. El sistema estudiantil provee los siguientes beneficios: mensajería electrónica para un diálogo continuo y efectivo con los estudiantes, tecnología de Base de Datos para una mayor integración de la información entre los sub-módulos, una plataforma modular para el desarrollo rápido de nuevos servicios, una mayor visibilidad y control sobre variables institucionales, y las herramientas necesarias para brindar mejores servicios a los estudiantes y hacer mejores proyecciones institucionales. Estado de situación: Este es el cuarto año en producción del módulo de admisiones. El sistema permite someter la solicitud a través del internet o de forma tradicional (papel). La admisión es aceptada a través del internet. Los estudiantes que no son admitidos, pueden solicitar reconsideración a través del internet a los programas con espacios disponibles. Además, al recibir su carta de admisión, los estudiantes son informados de la ayuda económica para la que cualifican. Responsables: VPAE (política académica), Sra. Blanca Cruzado (Líder Funcional); Profesora Aixa Ramírez, (Líder de Post-Producción). 

Sistema Estudiantil - Módulo de Asistencia Económica

Descripción:. El sistema estudiantil consiste de cuatro módulos: Admisiones, Asistencia Económica, Recaudaciones y Registro y Matricula. Cada uno de estos módulos se encuentra en distintas etapas de implantación o post-producción. El sistema estudiantil provee los siguientes beneficios: mensajería electrónica para un diálogo continuo y efectivo con los estudiantes, tecnología de Base de Datos para una mayor integración de la información entre los sub-módulos, una plataforma modular para el desarrollo rápido de nuevos servicios, una mayor visibilidad y control sobre variables institucionales, y las herramientas necesarias para brindar mejores servicios a los estudiantes y hacer mejores proyecciones institucionales. Estado de situación: Según programado en el año 2008-2009, el módulo de asistencia económica subió a producción en 10 de las unidades del sistema, quedando pendiente para comenzar más adelante el Recinto Universitario de Mayagüez. De esta forma este módulo ya se ubica en la fase de post-producción. El plan operacional para el 2009-2010 se enfocará en fortalecer la transferencia de conocimiento y el apoderamiento de los procesos por parte de la Universidad. Responsables: VPAE (política académica), Sr. Hernán Vazqueztell, (Líder Funcional); Profesora Aixa Ramírez (Líder Post-Producción). 

Sistema Estudiantil - Módulo de Registro y Matrícula

Descripción:. El sistema estudiantil consiste de cuatro módulos: Admisiones, Asistencia Económica, Recaudaciones y Registro y Matricula. Cada uno de estos módulos se encuentra en distintas etapas de implantación o post-producción. El sistema estudiantil provee los siguientes beneficios: mensajería electrónica para un diálogo continuo y efectivo con los estudiantes, tecnología de Base de Datos para una mayor integración de la información entre los sub-módulos, una plataforma modular para el desarrollo rápido de nuevos servicios, una mayor visibilidad y control sobre variables institucionales, y las herramientas necesarias para brindar mejores servicios a los estudiantes y hacer mejores proyecciones institucionales. Estado de situación: Se finalizó la implantación de la política Grado/No Grado. Se llevó a cabo la evaluación académica del Catálogo de Cursos (33,000 cursos, de los cuales sobre 19,000 contaban con más de una versión) y se integraron los 11 catálogos de cursos en un catálogo único. Se consolidaron en más de un 50% los calendarios académicos existentes (de 20 a 9 calendarios). Se tradujeron al idioma español las pantallas de auto-servicio a las que tienen acceso los estudiantes. Se evaluaron e integraron los informes que genera el sistema sobre la actividad académica (100 a 51). El plan operacional para el 2009-2010 se enfocará en trabajar la conversión de aproximadamente 350, 000 expedientes del historial académico de los estudiantes. Responsables: Dra. Celeste Freytes, VPAA; Dra. Priscilla Negrón, Sra. Ivonne Calderón (Líder Funcional); Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto.

Sistema Estudiantil - Módulo de Recaudaciones

Descripción:El sistema estudiantil consiste de cuatro módulos: Admisiones, Asistencia Económica, Recaudaciones y Registro y Matricula. Cada uno de estos módulos se encuentra en distintas etapas de implantación o post-producción. El sistema estudiantil provee los siguientes beneficios: mensajería electrónica para un diálogo continuo y efectivo con los estudiantes, tecnología de Base de Datos para una mayor integración de la información entre los sub-módulos, una plataforma modular para el desarrollo rápido de nuevos servicios, una mayor visibilidad y control sobre variables institucionales, y las herramientas necesarias para brindar mejores servicios a los estudiantes y hacer mejores proyecciones institucionales. Estado de situación: Se organizó un grupo de trabajo con personal de las unidades de la UPR con el objetivo de analizar y diseñar los componentes necesarios para implantar un módulo de Recaudaciones. El plan operacional 2009-2010 enfatiza el alineamiento de los procesos universitarios de recaudación de fondos en preparación para la implantación del módulo. Responsables: Dra. Celeste Freytes, VPAA; Dra. Priscilla Negrón; Sra. Luz Maritza Rodriguez (Líder Funcional). Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto. 

Sistema Recursos Humanos 

Descripción: El módulo de Gerencia de Recursos Humanos provee las herramientas necesarias para ofrecer mejores servicios a los empleados y agilizar los procesos administrativos. El mismo consiste de cuatro módulos: recursos humanos, nómina, autoservicio, y asistencia y distribución de labores. El adoptar este sistema ayudará a atraer, retener, desarrollar y utilizar las habilidades y el conocimiento crítico del personal universitario. Estado de situación: Se han organizado grupos de trabajo con personal de las unidades de la UPR, con el objetivo de apoyar los trabajos de implantación de los sistemas estudiantil y de finanzas. Además, se llevó a cabo una evaluación del sub-módulo de Asistencia y Distribución de Labores. El plan para el año 2009-2010 enfocará en evaluar los procesos actuales y planificar el desarrollo del nuevo diseño y la configuración necesaria para lograr la implantación del sistema. Además, el equipo de trabajo continúa apoyando los sistemas en producción. Responsable: Sra. Sara Ayala, Recursos Humanos, (Líder Funcional); Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto.

Transferencia de Conocimiento 

Descripción: La implantación de los complejos sistemas asociados al proyecto requiere de la maximización de los talentos y energías del personal universitario que utilizará los mismos. Para ello se hace necesario ofrecer adiestramientos que fortalezcan las competencias informáticas y promuevan la transferencia de conocimiento. Estado de situación: Se trabajó en un plan de adiestramientos para el personal técnico activo en la implantación de los sistemas estudiantiles y de finanzas. Se incorporó a la Profesora Carmen Figueroa del Recinto de Río Piedras al proyecto, para trabajar con el instrumento “Discoverer”, que ofrece adiestramientos en esta herramienta para el personal técnico y funcional. El plan operacional para el 2009-2010 contempla continuar el adiestramiento al personal técnico de Asistencia Económica y Finanzas. Además se fortalecerán las destrezas del personal funcional del módulo financiero para garantizar un mejor servicio a los usuarios. Referencias: 1) Plan de Transferencia de Tecnología; 2) Lista de Adiestramientos Responsable: Sra. Rosa Iris Davila, Asesora del Proyecto; Sra. Diana Chinea, Coordinadora de Adiestramientos; Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto. 

Infraestructura y Equipamiento 

Descripción: El proyecto ha requerido de la actualización de la infraestructura tecnológica en las unidades en que los distintos sistemas que se han implantado. Ello ha representado una inversión que sobrepasa el millón de dólares. Estado de situación: Se estableció un “Cluster Technology” compuesto por 34 servidores para crear los ambientes de prueba y producción de las aplicaciones a utilizarse. Se han distribuido sobre 750 computadoras personales y 37 impresoras a funcionarios universitarios trabajando en el proyecto. Se adquirieron 89 computadoras portátiles para el ofrecimiento de talleres y sesiones de trabajo. Se instalaron 5 “CISCO firewalls” adicionales y se estableció un “CISCO VPN Device” para proveer la seguridad requerida por los sistemas. Para actualizar las plataformas existentes y como parte del proceso transitivo, se virtualizará el ambiente de OpenVMS para mitigar el riesgo que presenta el mantenimiento de la plataforma ALPHA a través de la Universidad. Esta plataforma lleva sobre 10 años en operación continua, 7 x 24; y en la actualidad, la compañía manufacturera no cuenta con piezas para su reparación. Referencias: 1) Inventariodel Equipo del Proyecto Responsables: Sra. Julia Celeste Bartolomei, Sr. Rafael Pagán, Ayudante Especial en Tecnologías; Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto PATSI 

Plan de Comunicaciones

Descripción:  El plan de comunicaciones del proyecto PATSI se elaboró con el propósito de mantener informada a la comunidad universitaria del proceso de actualización de la infraestructura tecnológica en las unidades en que los distintos sistemas y de la fase de producción que emerge al finalizar la implantación de los nuevos sistemas. Ello mediante la comunicación de resultados claves de los diferentes grupos de trabajo; el apoyo a los planes de trabajo de cada sistema o módulo; la comunicación de oportunidades y retos principales; el compartir reconocimientos y logros y el anuncio de fechas y eventos significativos.  Estado de situación:  Se elaboró un plan de comunicaciones. Se creó la página cibernética pública (http://patsi.upr.edu/ ) y se mantiene actualizada. Se creó el boletín PATSI AL DIA para reconocer los logros más significativos del proyecto. Se visitaron varias de las unidades para obtener insumo sobre el contenido del web y el boletín. Se digitalizó el boletín y se hizo disponible en el web.   Referencias: 1) Boletín Página Cibernética; 2) Ejemplo Publicación PATSI AL DIA.  Responsables: Sr. José Marrero, CIO Interino y Director Interino del Proyecto; Aixa Ramírez, Líder Post-Producción; Rosa Dávila, Asesora